Art. 1 (R) Definizioni
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione,
comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle
indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti
o dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del
titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da
una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente
l’ identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D’IDENTITÀ la carta di identità ed ogni altro documento
munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o
informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano o di
altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità
personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D’IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta
d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del
quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica
avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi
di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o
registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni
pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento,
sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei
certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento,
sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e
fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme
previste dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un
pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua
presenza, previo accertamento dell’identità della persona che
sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della legale
qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati,
copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una
pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica
corrisponde alla persona dell’interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione)
basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una
privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un
documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con
l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni
sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti
d’ufficio ai sensi dell’art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di
pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i
dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente
dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse
di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle
procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione
dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile
delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Art. 2 (L) Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la
formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la
trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica
amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti
agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di
pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l’utenza, e ai
privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici
e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei
rapporti tra privati come previsto dall’articolo 15, comma 2 della
legge 15 marzo 1997, n. 59.
Art. 3 (R) Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si
applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone
giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e
agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia
o in uno dei Paesi dell’Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione
regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle
qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di
soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni
contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina
dell’immigrazione e la condizione dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i
cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a
soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le
dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui
la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni
internazionali fra l’Italia ed il Paese di provenienza del
dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli
stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante
certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello
Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata
dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità
all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze
penali della produzione di atti o documenti non veritieri.
Art. 4 (R) Impedimento
alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare
è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità
del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è
stata a lui resa dall’interessato in presenza di un impedimento a
sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell’interesse di chi si trovi
in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa
indicazione dell’esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in
sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in
linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale,
previo accertamento dell’identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si
applicano in materia di dichiarazioni fiscali. (R)
Art. 5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se l’interessato è soggetto alla potestà dei
genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti
previsti dal presente testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal
genitore esercente la potestà, dal tutore, o dall’interessato stesso
con l’assistenza del curatore.
CAPO II - DOCUMENTAZIONE
AMMINISTRATIVA
SEZIONE I - DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
E ATTI PUBBLICI
Art. 6 (L - R)
Riproduzione e conservazione di documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno
facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri
archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di
cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
(L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei
documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini
amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico
quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche
dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione. (L)
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione
e dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto
fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità
agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del
Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle
amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole
interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo
II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Art. 7 (L) Redazione e
stesura di atti pubblici
1. Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai,
tutti gli altri atti pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche
promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la
conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non
deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni
o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in
lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario apportare
variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti
leggibile.
SEZIONE II - DOCUMENTO INFORMATICO
Arti. 8 (R) - Documento
informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti
telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite
con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentiti
l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione e il
Garante per la protezione dei dati personali. Esse sono adeguate alle
esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico
anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all’articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali.
Art. 9 (R) Documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati
e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono
informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su
diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti
dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di
produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di
dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e
telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi,
devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati
relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha
effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire
e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari
elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
sono definite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione d'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato e,
per il materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa,
dell’interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Art. 10 (R) Forma ed
efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico sottoscritto con firma
digitale, redatto in conformità alle regole tecniche di cui
all’articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di
quelle di cui all’articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale
della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’articolo
2712 del Codice civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono
assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro delle
finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma
digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai
sensi dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità
alle regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo
previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni
altra analoga disposizione legislativa o regolamentare.
Art. 11 (R) Contratti
stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o
per via telematica mediante l'uso della firma digitale secondo le
disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le
vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei
locali commerciali.
Art. 12 (R) Pagamenti
informatici
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra
privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è
effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui
all'articolo 8, comma 2.
Art. 13 (R) Libri e
scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi
quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli
archivi notarili di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere
formati e conservati su supporti informatici in conformità alle
disposizioni del presente testo unico e secondo le regole tecniche
definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III - TRASMISSIONE DI
DOCUMENTI
Art. 14 (R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via
telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di
ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle
disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli
articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale
alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla
legge.
Art. 15 (L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti
di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le
disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Art. 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati
personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n.
675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche
amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a
stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e
strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le
quali vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il
certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice
attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano
copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi
identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti enti ed
uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità
preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentiti
il Ministero della sanità e il Garante per la protezione dei dati
personali, determina nuove modalità tecniche e procedure per la
rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita
e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni
e ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Art. 17 (R) Segretezza
della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via
telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici
non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica,
duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo
informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o
sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per
via telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o
per espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese
pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i
dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei
confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di
proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al
destinatario.
SEZIONE IV - COPIE AUTENTICHE,
AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Art. 18 (L - R) Copie
autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e
documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia
garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento.
Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal
pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è
depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento,
nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di
conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del
pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data
e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome
e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento
consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a
margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti
informatici si applicano le disposizioni contenute nell’articolo 20.
(L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle
amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un
documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal
responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente
a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza
obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In
tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento
in corso. (R)
Art. 19 (R) Modalità
alternative all’autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di
notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che
la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una
pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia
di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale
dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale
della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente
conservati dai privati.
Art. 20 (R) Copie di
atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento
informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono
validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del
presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o
riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o
rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali,
hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice
civile, se ad essi è apposta o associata la firma digitale di colui che
li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del presente testo
unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti,
formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono
tratte se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio
o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione
allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole
tecniche di cui all’articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e
documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni
effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a
tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le
procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate nell’articolo
8, comma 2.
Arti. 21 (R)
Autenticazione delle sottoscrizioni
1. L’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi
istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre
agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di
servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all’art. 38,
comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l’istanza o la dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da
quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione
da parte di terzi di benefici economici, l’autenticazione è redatta
da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a
ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in
tale ultimo caso, l’autenticazione è redatta di seguito alla
sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la
sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di
identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome,
cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e
il timbro dell’ufficio. (R)
SEZIONE V - FIRMA DIGITALE
Art. 22 (R) Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema
informatico e crittografico in grado di generare ed apporre la firma
digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una
privata ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi
nell'ambito dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti
informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche,
destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare,
mediante il quale si appone la firma digitale sul documento
informatico o si decifra il documento informatico in precedenza
cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica;
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche
destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma
digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi
asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al
titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati
nell’ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di
verifica dell’identità personale basati su specifiche
caratteristiche fisiche dell’utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica,
applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione,
mediante la quale si garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave
pubblica e soggetto titolare cui essa appartiene, si identifica
quest'ultimo e si attesta il periodo di validità della predetta
chiave ed il termine di scadenza del relativo certificato, in ogni
caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura
informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o
logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la
certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica, lo
pubblica unitamente a quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi
dei certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l’operazione con cui il certificatore
annulla la validità del certificato da un dato momento, non
retroattivo, in poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione con cui il
certificatore sospende la validità del certificato per un determinato
periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al
titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi
compresa ogni disposizione che ad esse si applichi.
Art. 23 (R) Firma
digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di
documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere
apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma
digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale
al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli
atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca
ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è
apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve
adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non
risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad
opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante una
chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La
revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento
della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la
sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le
parti interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e
sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente,
l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di
qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi
rilevare nei modi e con le tecniche definiti con il decreto di cui
all’articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi del soggetto
titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro
su cui essa è pubblicata per la consultazione.
Art. 24 (R) Firma
digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703
del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione è autenticata
dal notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma
digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo
accertamento della sua identità personale, della validità della chiave
utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla
volontà della parte e non è in contrasto con l’ordinamento giuridico
ai sensi dell’articolo 28, primo comma, n.1 della legge 6 febbraio
1913, n. 89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del
pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la
apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque
previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere
allegato altro documento formato in originale su altro tipo di supporto,
il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata
dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo 20,
comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di
istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera apposta
in presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel
documento informatico presentato o depositato presso pubbliche
amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per
via telematica o su supporto informatico ad una pubblica amministrazione
sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la firma
digitale e la validazione temporale a norma del presente testo unico.
Art. 25 (R) Firma di
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è
sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente
testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad
ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi comunque previsti.
Art. 26 (R) Deposito
della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può
ottenere il deposito in forma segreta della chiave privata presso un
notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può
essere registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del
depositante e deve essere consegnata racchiusa in un involucro sigillato
in modo che le informazioni non possano essere lette, conosciute od
estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle
disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in quanto applicabili.
Art. 27 (R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui all'articolo 8, comma 1
deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere pubblica una di
esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per
un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal
momento iniziale della loro valutabilità, sono consultabili in forma
telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le attività
di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base
di una dichiarazione anteriore all'inizio dell'attività, in apposito
elenco pubblico, consultabile in via telematica, predisposto tenuto e
aggiornato a cura dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati con il
decreto di cui all’articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale
non inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione
all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti
all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità richiesti ai
soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e
controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili
tecnici del certificatore e il personale addetto all'attività di
certificazione siano in grado di rispettare le norme del presente
regolamento e le regole tecniche di cui all’articolo
8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla
base di standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può
essere svolta anche da un certificatore operante sulla base di licenza o
autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell'Unione europea o
dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti requisiti.
Art. 28 (R) Obblighi
dell'utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche o della firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le
misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa
richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato avente le
caratteristiche fissate con il decreto di cui all’articolo 8, comma
2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo
interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri
titoli relativi all'attività professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura
di certificazione e sui necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei
dati personali,emanate ai sensi dell’articolo 15, comma 2 della
legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del
certificato in caso di richiesta da parte del titolare o del terzo dal
quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita del possesso della
chiave, di provvedimento dell'autorità, di acquisizione della
conoscenza di cause limitative della capacità del titolare, di
sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione della
coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno
sei mesi, della cessazione dell'attività e della conseguente
rilevazione della documentazione da parte di altro certificatore o del
suo annullamento.
Art. 29 (R) Chiavi di
cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono
autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla generazione,
alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo delle chiavi
pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono
disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità, di
conservazione, certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle
pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non
appartenenti alla pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate
autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che
definiscono l'uso delle firme autografe nell'ambito dei rispettivi
ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali
legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti sono
certificate e pubblicate a cura del Ministro di grazia e giustizia o
suoi delegati.
SEZIONE VI - LEGALIZZAZIONE DI FIRME
E DI FOTOGRAFIE
Art. 30 (L) Modalità
per la legalizzazione di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome
e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale
legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il
proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la
propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Art. 31 (L) Atti non
soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non
sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o
pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi
rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e
il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
Art. 32 (L) Legalizzazione
di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o
legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di
studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha
sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Art. 33 (L) Legalizzazione
di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato
e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste
richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o
periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità
delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero
da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme
apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze
diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non
sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma
precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una
traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero
dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un
traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato
e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o
consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle
prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
Art. 34 (L) Legalizzazione
di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di
documenti personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie
presentate personalmente dall’interessato. Su richiesta di
quest’ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal
dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per
il rilascio dei documenti personali non è soggetta all’obbligo del
pagamento dell’imposta di bollo.
SEZIONE VII - DOCUMENTI DI
RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Art. 35 (L - R) Documenti
di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico
viene richiesto un documento di identità, esso può sempre essere
sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai sensi del
comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il
passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di
pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti
termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite
di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate
da un’amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d’identità e di riconoscimento non
è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato civile,
salvo specifica istanza del richiedente. (L)
Art. 36 (L) Carta
d’identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio
della carta d’identità elettronica e del documento d’identità
elettronico sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri su proposta del Ministro dell'interno, di concerto con il
Ministro per la funzione pubblica, sentito il Garante per la protezione
dei dati personali.
2. La carta d’identità elettronica e l’analogo
documento, rilasciato a seguito della denuncia di nascita e prima del
compimento del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale.
3. La carta d’identità e il documento elettronico
possono contenere:
a) l’indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con
esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare
l’azione amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per
mezzo dei portali, nel rispetto della normativa in materia di
riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono
essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti
ivi compresa la chiave biometrica, occorrenti per la firma digitale.
4. La carta d’identità elettronica può altresì
essere utilizzata per il trasferimento elettronico dei pagamenti tra
soggetti privati e pubbliche amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro dell’interno, sentiti
l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, il
Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza Stato-città
ed autonomie locali, sono dettate le regole tecniche e di sicurezza
relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per la produzione
delle carte di identità e dei documenti di riconoscimento di cui al
presente articolo. Le predette regole sono adeguate con cadenza almeno
biennale in relazione alle esigenze dettate dall’evoluzione delle
conoscenze scientifiche e tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai
decreti di cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni in
materia di protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni,
nell’ambito dei rispettivi ordinamenti, possono sperimentare modalità
di utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo per
l’erogazione di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto
cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno
precedente la scadenza.
SEZIONE VIII - REGIME FISCALE
Art. 37 (L) Esenzioni
fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli
46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le
leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel
quale è apposta la firma da legalizzare.
CAPO III -
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I - ISTANZE E DICHIARAZIONI
DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Art. 38 (L - R) Modalità
di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da
presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di
pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via
telematica.(L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via
telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o
quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con
l’uso della carta di identità elettronica. (R)
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto
di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o
ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte
dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero
sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata
di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica
del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia
fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via
telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici,
detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui
all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59. (L)
Art. 39 (L) Domande per la
partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la
partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in
tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il
conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è
soggetta ad autenticazione.
SEZIONE II - CERTIFICATI
Art. 40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso
ufficio in ordine a stati, qualità personali e fatti, concernenti la
stessa persona, nell’ambito del medesimo procedimento, sono contenute
in un unico documento.
Art. 41 (L) Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche
amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non
soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti
certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se
disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità
superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello
stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato
civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori
o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel
caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le
informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subìto
variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti
certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta
acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di
verificare la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte.
In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'articolo
76.
Art. 42 (R) Certificati di
abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al
termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori
all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti
“certificato”, sono denominati rispettivamente “diploma” o
“patentino”.
SEZIONE III - ACQUISIZIONE
DIRETTA DI DOCUMENTI
Art. 43 (L - R)
Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di
pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti
stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all’art. 46,
che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque
esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o
certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad
acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da
parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli
elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati
richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta
dall’interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi
da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare
l’esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse
pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio
1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica
amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi
dell’amministrazione certificante, finalizzata all’accertamento
d’ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle
dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l’accesso
diretto ai propri archivi l’amministrazione certificante rilascia
all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono
indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la
riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente. (L)
3. Quando l’amministrazione procedente opera
l’acquisizione d’ufficio ai sensi del precedente comma, può
procedere anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio
di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti,
contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni
certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti,
senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi
informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l’amministrazione
procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità
personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro
certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono
necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con
qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di
provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico
idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito
della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da
quella del documento originale. (R)
Art. 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono
richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il
cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello
stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane
all’estero, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le
amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli
estratti solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV - ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Art. 45 (L - R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di
nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in
documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità,
possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È
fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti
di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione
dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o
di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti
contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le
amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici
servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la
veridicità e l’autenticità dei dati contenuti nel documento di
identità o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente
acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti
attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di
identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione
dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non
autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l’interessato sia in possesso di un
documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità,
gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono
essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché
l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i
dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del
rilascio. (R)
SEZIONE V - NORME IN MATERIA DI
DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Art. 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche
contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità
personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o
discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche
amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di
abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione
tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione
dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione
dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di
qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche,
di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi
tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi
militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello
stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario
di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di
prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi
iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti
penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei
registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non
aver presentato domanda di concordato.
(R)
Art. 47 (R)
Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità
personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato è
sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la
osservanza delle modalità di cui all’articolo 38.
(R)
2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del
dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti
relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per
legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i
concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità
personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono
comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di
atto di notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente
che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto
necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del
duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e
qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei documenti
medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante
dichiarazione sostitutiva. (R)
Art. 48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa
validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli
necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli
interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la
presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni
inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76,
per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate.
Il modulo contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della
legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le
dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la
relativa formula nei moduli per le istanze.
Art. 49 Limiti di
utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di
origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere
sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della
normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti
dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di
attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un
unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività
sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno
scolastico.
CAPO IV - SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI SEZIONE I DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Art. 50 (R) Attuazione
dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad
introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in
attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi
progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo
cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente
testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1°
gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei
procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del
presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2,
della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di
attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del
proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione
unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee,
assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché
di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono
alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di
registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in
vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi
ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Art. 51 (R) Sviluppo
dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di
sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle
disposizioni del presente testo unico e secondo le norme tecniche
definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica
amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a
realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale
automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed
utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di
rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei
documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna
la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani
di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.
Art. 52 (R) Il sistema
di gestione informatica dei documenti
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti,
in forma abbreviata “sistema” deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del
sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun
documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i
documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni
del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle
disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito
del sistema di classificazione d’archivio adottato.
Art. 53 (R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento
ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata
mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal
sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il
destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in
forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di
identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle
informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo
nell’arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni
di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da
parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera
operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella
pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione
pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di
protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti
informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini
ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici,
gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i
materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti
già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Art. 54 (R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui
all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la
procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono
rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle
elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e
tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni
originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore
ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
Art. 55 (R) Segnatura
di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o
l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa
consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le
informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato
disciplinato all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o
dell’area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo
50, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va
effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di
protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può
includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento e’
assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento,
l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione
utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al
momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre
amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di
registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento
informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le
operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella
pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione
pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni
associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Art. 56 (R) Operazioni
ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo
53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo
55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni
necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Art. 57 (R) Numero
di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito
da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno
solare.
SEZIONE SECONDA - ACCESSO AI
DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Art. 58 (R) Funzioni di
accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al sistema da parte degli utenti
appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione
e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei
documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal
responsabile della tenuta del servizio di cui all’articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è
effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di
informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere
costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni
legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni
costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle
condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute
nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di
elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di
favorire le attività di controllo.
Art. 59 (R) Accesso
esterno
1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le
informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche
mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del
sistema e strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell’interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni
determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure
organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti
amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche
per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti
per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e
dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti
che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni e dei
documenti da parte dell’interessato, le misure organizzative e le
norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità
di identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti
informatici per la firma digitale del documento informatico, come
disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non
appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le
funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei
documenti messe a disposizione – anche per via telematica –
attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Art. 60 (R) Accesso
effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie
applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica
dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4
dell’articolo 50, adottano le modalità di
interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri
tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai
sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e
comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei
documenti, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta
dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del
destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento
ricevuto, ottenuti attraverso l’indicazione della data e del numero
di protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni
fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed
organizzativi per l’accesso ai documenti e alle informazioni del
sistema di gestione informatica dei documenti.
SEZIONE TERZA - TENUTA E
CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Art. 61 (R) Servizio
per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli
archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per
la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative
omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il
servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina
vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per
l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra
abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla
modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente
testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro
giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie
siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività
e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri
differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e
dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di
gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività
di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo
54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo
unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Art. 62 (R) Procedure
di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione
delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto
informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai
fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre
consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone, in relazione
all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con
cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del
protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica
dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di
indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle
procedure di conservazione sostitutiva.
Art. 63 (R) Registro di
emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni
qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale
procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la
causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e
l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la
procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di
non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli
estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è
riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni
registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di
emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque
garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati
nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa
omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati
in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando
un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino
delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a
ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)
SEZIONE QUARTA - SISTEMA DI GESTIONE
DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Art. 64 (R) Sistema
di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine
alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi
informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di
rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali
che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è
finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di
efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla
legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali
include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi
procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio
per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di
protocollo.
Art. 65 (R) Requisiti
del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo
52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra
ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento
cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i
fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la
gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione
dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare
lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.
Art. 66 (R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei
flussi documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle
informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato
dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi
documentali sono specificate con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella
pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione
pubblica.
SEZIONE QUINTA - DISPOSIZIONI SUGLI
ARCHIVI
Art. (R) Trasferimento
dei documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede
a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti
conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio
corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco
dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R)
Art. 68 (R) Disposizioni
per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali
e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione
dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e
di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti
disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere
tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di
prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e
la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Art. 69 (R) Archivi
storici
1. I documenti selezionati per la conservazione
permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne
garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per
territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto
dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
SEZIONE SESTA - ATTUAZIONE ED
AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Art. 70 (R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per
ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione
delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
CAPO V - CONTROLLI
Art. 71 (R) Modalità
dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad
effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui
sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive
di cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive
di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con
le modalità di cui all’articolo 43 consultando
direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero
richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o
telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato
con le risultanze dei registri da questa custoditi. (R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli
46 e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili
d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a
ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale
irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento
della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni
sostitutive presentate ai privati che vi consentono di cui
all’articolo 2, l’amministrazione competente per il rilascio della
relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi, è
tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal
consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di
strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto
dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi. (R)
Art. 72 (R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all’articolo 71 le
amministrazione certificanti individuano e rendono note le misure
organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva
esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione.
(R)
2. La mancata risposta alle richieste di controllo
entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio. (R)
CAPO VI
Art. 73 (L) Assenza di
responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti,
salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità
per gli atti emanati, quando l’emanazione sia conseguenza di false
dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più
rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Art. 74 (L-R)
Violazione dei doveri d’ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la
mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o
di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo
unico. (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri
d’ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà
nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia
l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;
(R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare
l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante
l’esibizione di un documento di riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli
ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di
assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita.
(R)
Art. 75 (R) Decadenza
dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76,
qualora dal controllo di cui all’articolo 71 emerga
la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante
decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato
sulla base della dichiarazione non veritiera.
Art. 76 (L) Norme
penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti
falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito
ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati non più
rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli
46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate
nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte
a pubblico ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono
commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o
l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice,
nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai
pubblici uffici o dalla professione e arte.
CAPO VII - DISPOSIZIONI FINALI
Art. 77 (L - R) Norme
abrogate
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo
unico sono abrogati:
la legge
4 gennaio 1968 n.15;
l’articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre 1993
n. 537;
l’articolo
2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 come
sostituito dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n.
191, della legge 15 maggio 1997 n. 127;
l’articolo
2, comma 11 della citata legge 16 giugno 1998 n. 191;
gli articoli
2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n. 340;
l’articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n. 342. (L)